کپی برابر اصل ابرازی است: راهنمای کامل مفهوم، اعتبار قانونی و کاربردهای آن

عبارت کپی برابر اصل ابرازی است یکی از مفاهیم حقوقی است که در مراجعات به دفاتر اسناد رسمی و دیگر نهادها به گوش می رسد و اغلب ابهاماتی را برای افراد ایجاد می کند؛ این مهر بدین معناست که سردفتر صرفاً تطابق ظاهری کپی با اصل سندی که توسط متقاضی ارائه شده را تأیید می کند، بدون آنکه اصالت یا صحت محتوایی اصل سند را تضمین نماید. در ادامه این مقاله، به تمامی جنبه های این مفهوم حقوقی خواهیم پرداخت.

در زندگی روزمره، اسناد و مدارک نقش حیاتی ایفا می کنند. از قراردادهای مالی و ملکی گرفته تا مدارک شناسایی و تحصیلی، هر یک نیازمند اعتباری هستند که در مراجع مختلف قابل استناد باشد. بارها پیش می آید که برای انجام امور اداری، قضایی یا حتی بین المللی، به جای ارائه اصل سند، نیاز به نسخه ای معتبر از آن داریم. اینجاست که مفهوم کپی برابر اصل مطرح می شود. اما گاهی با عبارتی کمی متفاوت تر روبرو می شویم: کپی برابر اصل ابرازی است. این اصطلاح، هرچند ممکن است پیچیده به نظر برسد، اما در واقع توضیح دهنده حدود و ثغور مسئولیت سردفتر و نوع تأییدی است که بر روی مدارک انجام می شود.

این مقاله با هدف رفع ابهامات رایج درباره این اصطلاح، ارائه اطلاعات جامع و قابل اعتماد برای شهروندان عادی، وکلا، کارشناسان حقوقی و حتی مدیران و کارمندان ادارات نگاشته شده است. تلاش خواهیم کرد تا به زبانی ساده و در عین حال دقیق و مستند، تمام جنبه های این موضوع را از تعریف و ماهیت تا مستندات قانونی، فرآیند اجرایی و نکات حقوقی مربوطه، به طور مرحله به مرحله تشریح کنیم. هدف نهایی، افزایش آگاهی عمومی و کمک به درک صحیح این رویه حقوقی است تا از سوءتفاهم های احتمالی جلوگیری شود و کاربران بتوانند با اطمینان خاطر، امور حقوقی خود را پیگیری کنند.

مفهوم و چرایی «کپی برابر اصل ابرازی است»

پیش از ورود به جزئیات عبارت ابرازی است، لازم است ابتدا درک روشنی از مفهوم کلی کپی برابر اصل داشته باشیم. این اقدام یکی از پرکاربردترین خدمات دفاتر اسناد رسمی و مراجع قضایی است که برای اعتبار بخشیدن به رونوشت یا تصویر یک سند در غیاب اصل آن انجام می شود.

کپی برابر اصل چیست؟ تعریف و ماهیت

به طور کلی، کپی برابر اصل به معنای تأیید مطابقت یک نسخه رونوشت یا فتوکپی از یک سند با اصل آن است. هدف اصلی از انجام این کار، ارائه نسخه ای از سند است که در مراجع قانونی، اداری و حتی بین المللی، دارای اعتبار و قابلیت استناد باشد، بدون اینکه نیاز به ارائه دائمی اصل سند باشد. این فرآیند از گم شدن، آسیب دیدن یا از دسترس خارج شدن اصل سند در مراجعات متعدد جلوگیری می کند.

مراجع صالح برای برابر اصل کردن اسناد شامل دفاتر اسناد رسمی و برخی مراجع قضایی هستند. در دفاتر اسناد رسمی، این خدمت مطابق با بخشنامه ها و قوانین مربوطه، به درخواست متقاضی انجام می شود. سردفتر با مشاهده اصل سند و مقایسه آن با تصویر یا رونوشت، مطابقت را تأیید و مهر مخصوص را بر روی کپی درج می کند.

عبارت ابرازی است به چه معناست؟ رمزگشایی یک اصطلاح حقوقی

واژه ابرازی در اصطلاح کپی برابر اصل ابرازی است، از ریشه ابراز به معنای ارائه کردن یا نشان دادن می آید. بنابراین، ابرازی است یعنی سندی که توسط متقاضی ارائه شده است. دلیل اصلی استفاده از این عبارت، تبیین دقیق حدود مسئولیت سردفتر اسناد رسمی است.

نقش و مسئولیت محدود سردفتر در برابر اصل کردن اسناد، صرفاً تطبیق ظاهری و شکلی کپی با اصل سندی است که در زمان مراجعه به او ارائه شده است. به عبارت دیگر، سردفتر تأیید می کند که فتوکپی دقیقاً همان چیزی است که در اصل سند مشاهده شده است. اما این به معنای تأیید اصالت محتوایی سند یا جعلی نبودن آن نیست. سردفتر، کارشناس تشخیص اصالت خط، امضا، مهر یا صحت مفاد حقوقی سند نیست و مکانیزم های لازم برای بررسی ماهوی اسناد (به جز اسنادی که خودش تنظیم کرده) در اختیار او قرار ندارد.

برای درک بهتر، مثالی می زنیم: فرض کنید شخصی یک قولنامه دستی را به دفترخانه می برد و درخواست برابر اصل کردن آن را دارد. سردفتر پس از مشاهده اصل قولنامه و مقایسه آن با کپی، مهر کپی برابر اصل ابرازی است را بر روی کپی درج می کند. این مهر به این معنی نیست که سردفتر تأیید می کند که آن قولنامه واقعاً بین طرفین منعقد شده، امضاهای آن واقعی است یا محتوای آن صحیح است. بلکه فقط تأیید می کند که رونوشت، دقیقاً همان متن و امضاهایی را دارد که در اصل قولنامه ارائه شده توسط متقاضی وجود داشته است. اگر بعداً مشخص شود که آن قولنامه جعلی بوده، مسئولیتی متوجه سردفتر نیست زیرا او صرفاً ظاهر سند را تطبیق داده است.

تفکیک یا تبیین: آیا کپی برابر اصل ابرازی است تفاوتی با کپی برابر اصل معمولی دارد؟

این یکی از رایج ترین ابهامات در مورد کپی برابر اصل است. در واقع، کپی برابر اصل ابرازی است یک نوع متفاوت از کپی برابر اصل نیست، بلکه یک توضیح تکمیلی و شفاف کننده برای نوع برابر اصل شدن در دفاتر اسناد رسمی است. دفاتر اسناد رسمی معمولاً از این مهر یا عبارتی مشابه آن استفاده می کنند تا تصریح کنند که مسئولیت آن ها محدود به مطابقت ظاهری است و شامل اصالت محتوایی سند نمی شود.

در گذشته، برخی دفاتر ممکن بود از مهر کپی برابر اصل است استفاده کنند که می توانست این ابهام را به وجود آورد که سردفتر اصالت محتوایی سند را نیز تأیید کرده است. اما با توجه به بخشنامه ها و رویه های کنونی، عبارت ابرازی است برای تأکید بر عدم مسئولیت سردفتر در قبال اصالت ماهوی سند و صرفاً تأیید مطابقت ظاهری کپی با اصلِ ارائه شده، به کار می رود. بنابراین، می توان گفت که هر کپی برابر اصلی که در دفاتر اسناد رسمی انجام می شود، در ذات خود یک کپی برابر اصل ابرازی است و عبارت ابرازی است فقط این واقعیت را آشکارتر می کند.

تأکید بر عبارت ابرازی است در مهر کپی برابر اصل، نه به معنای کاهش اعتبار سند، بلکه به منظور شفاف سازی دقیق حدود مسئولیت سردفتر و عدم تأیید اصالت محتوایی سند توسط ایشان است.

مستندات قانونی و اعتبار کپی برابر اصل ابرازی است

برای درک کامل اعتبار و جایگاه حقوقی کپی برابر اصل ابرازی است، لازم است به مستندات قانونی مربوطه و نحوه برخورد مراجع مختلف با آن بپردازیم.

جایگاه قانونی: ماده ۵۷ قانون آیین دادرسی مدنی و بخشنامه های مرتبط

یکی از مهمترین پایه های قانونی برای برابر اصل کردن اسناد، ماده ۵۷ قانون آیین دادرسی مدنی است. این ماده به صراحت به دفاتر اسناد رسمی صلاحیت می دهد تا اوراق و مدارک ابرازی مراجعین را تصدیق مطابقت نمایند. مطابق ماده ۴۹ قانون ثبت نیز، یکی از وظایف سردفتران، دادن سواد مصدق (رونوشت برابر اصل) است.

همچنین، بخشنامه های سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، نقش مهمی در تبیین رویه برابر اصل کردن اسناد ایفا می کنند. به عنوان مثال، بخشنامه شماره ۱۴۶۹۷۸ مورخ ۱۳۸۸/۰۸/۰۲ سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، دفاتر اسناد رسمی را مکلف به تصدیق اوراق و مدارک ابرازی مراجعین دانسته است. این بخشنامه با هدف کاهش مراجعات مردم به دادگستری ها و تسهیل امور اداری، به دفاتر اسناد رسمی اجازه می دهد تا این خدمت را ارائه دهند. لازم به ذکر است که این بخشنامه تصریحی بر تفکیک بین مهرهای کپی برابر اصل است و کپی برابر اصل ابرازی است ندارد، بلکه صرفاً تأکید بر صلاحیت و وظیفه دفاتر در برابر اصل کردن مدارک ابرازی دارد و مسئولیت نظارت بر حسن اجرای آن را بر عهده مدیران کل ثبت استان ها و دفتر بازرسی سازمان گذاشته است.

اعتبار در مراجع قضایی (دادگاه ها): قابل استناد است یا خیر؟

کپی برابر اصل ابرازی است، به عنوان یک مدرک رسمی و دارای مهر دفتر اسناد رسمی، در بسیاری از موارد در مراجع قضایی قابل استناد است. این بدان معناست که می توان از آن به عنوان دلیلی برای اثبات ادعا در پرونده های حقوقی استفاده کرد. با این حال، باید به چند نکته مهم توجه داشت:

• ضرورت ارائه اصل در صورت درخواست: گرچه کپی برابر اصل در ابتدا پذیرفته می شود، اما در صورت لزوم و درخواست دادگاه یا طرف مقابل، ارائه اصل مدرک برای مطابقت الزامی است. محاکم قضایی به طور معمول در جلسات دادرسی، اصل مدارک را مطالبه می کنند تا از صحت و اصالت آن اطمینان حاصل کنند.
• جایگاه قرینه: در برخی موارد، کپی برابر اصل می تواند به عنوان یک قرینه قوی در کنار سایر دلایل، به دادگاه در تصمیم گیری کمک کند. با این حال، نباید فراموش کرد که این کپی جایگزین قطعی اصل سند نیست و در صورت بروز هرگونه شبهه یا ادعای جعل، بار اثبات اصالت سند بر عهده مدعی است.
• عدم تأیید اصالت محتوایی: همانطور که قبلاً ذکر شد، مهر ابرازی است به معنای تأیید اصالت محتوایی سند نیست. لذا، اگر طرف مقابل ادعای جعل یا عدم صحت محتوای سند را مطرح کند، دادگاه وارد ماهیت موضوع خواهد شد و صرف وجود کپی برابر اصل، مانع از بررسی اصالت محتوایی نمی شود.

کاربرد در ادارات دولتی و سازمان ها

بسیاری از ادارات دولتی و خصوصی، سازمان ها، بانک ها و نهادهای مختلف، کپی برابر اصل را به جای اصل سند پذیرش می کنند. این امر به تسهیل امور اداری و کاهش بار مراجعات کمک شایانی می کند. ارگان هایی مانند سازمان های بیمه، ادارات کار، دانشگاه ها، شهرداری ها و بسیاری دیگر، در مواردی که نیاز به ارائه مدارک هویتی، تحصیلی یا مالی دارند، کپی برابر اصل را معتبر می دانند.

با این حال، ممکن است در برخی موارد خاص یا توسط برخی ارگان ها، به دلیل حساسیت موضوع یا رویه های داخلی، از پذیرش کپی برابر اصل خودداری شود و درخواست ارائه اصل مدرک شود. در چنین شرایطی، بهتر است پیش از مراجعه، از بخش مربوطه استعلام گرفته شود. در صورت عدم پذیرش، معمولاً با ارائه اصل سند و درخواست تطبیق در محل، مشکل برطرف می شود.

کپی برابر اصل ابرازی برای سفارتخانه ها و مراجع بین المللی

مقبولیت کپی برابر اصل ابرازی برای سفارتخانه ها و مراجع بین المللی موضوعی است که بسته به کشور مقصد و نوع مدرک، متفاوت است. برخی سفارتخانه ها، به خصوص برای مدارک عمومی و کم اهمیت تر، کپی برابر اصل را می پذیرند، در حالی که برای مدارک حساس تر مانند مدارک تحصیلی یا هویتی برای مهاجرت، ممکن است درخواست ترجمه رسمی با تأیید وزارت امور خارجه و دادگستری یا حتی تأییدیه مستقیم از مرجع صادرکننده اصل سند را داشته باشند.

برای مهاجرین و دانشجویان بین المللی، توصیه اکید می شود که پیش از هر اقدامی، از وب سایت سفارت یا کنسولگری کشور مورد نظر، یا از طریق مشاوره با وکلای مهاجرت، از جزئیات دقیق الزامات مدارک و مقبولیت کپی برابر اصل ابرازی مطلع شوند. در بسیاری از موارد، حتی اگر کپی برابر اصل پذیرفته شود، ممکن است نیاز به تأییدیه (Apostille) از وزارت امور خارجه (در صورت عضویت کشور مورد نظر در کنوانسیون لاهه) باشد تا مدرک در سطح بین المللی معتبر شناخته شود.

فرآیند و شرایط برابر اصل کردن مدارک در دفاتر اسناد رسمی

برابر اصل کردن اسناد در دفاتر اسناد رسمی یک فرآیند مشخص و مرحله به مرحله دارد که رعایت آن برای متقاضیان ضروری است.

مدارک ضروری برای برابر اصل کردن

برای انجام فرآیند کپی برابر اصل در دفاتر اسناد رسمی، متقاضی باید مدارک زیر را همراه داشته باشد:

• اصل مدرک: مهمترین و ضروری ترین مدرک، خود اصل سند یا مدرکی است که قصد برابر اصل کردن کپی آن را دارید. بدون ارائه اصل، هیچ دفترخانه ای مجاز به انجام این کار نیست.
• کپی یا رونوشت مدرک: باید کپی واضح و خوانا از تمامی صفحات سند مورد نظر تهیه شود. توصیه می شود که تعداد کپی ها به اندازه نیاز و با احتساب یک نسخه اضافه برای آرشیو خودتان باشد.
• کارت شناسایی معتبر: متقاضی باید کارت ملی یا شناسنامه معتبر خود را برای احراز هویت به همراه داشته باشد.

تأکید مجدد بر این نکته ضروری است که حضور اصل مدرک برای برابر اصل کردن الزامی است. سردفتر باید بتواند کپی را با اصل مطابقت دهد و بدون اصل، امکان تأیید وجود ندارد.

مراحل گام به گام در دفترخانه

فرآیند برابر اصل کردن در دفترخانه معمولاً به شرح زیر است:

1. مراجعه به دفترخانه: با در دست داشتن اصل و کپی مدارک مورد نیاز و کارت شناسایی به یکی از دفاتر اسناد رسمی مراجعه کنید.
2. ارائه مدارک به سردفتر: مدارک را به سردفتر یا متصدی مربوطه ارائه دهید.
3. احراز هویت: سردفتر هویت شما را با کارت شناسایی مطابقت می دهد.
4. تطبیق اصل با کپی: سردفتر اصل سند را با کپی های ارائه شده به دقت مطابقت می دهد تا از صحت و کامل بودن رونوشت اطمینان حاصل کند.
5. مهر و امضا: پس از تأیید مطابقت، سردفتر مهر کپی برابر اصل ابرازی است را بر روی هر یک از صفحات کپی درج کرده و آن را امضا می کند.
6. پرداخت هزینه ها: هزینه برابر اصل کردن مطابق تعرفه های مصوب از شما دریافت می شود.
7. تحویل مدارک: پس از انجام مراحل، اصل سند و کپی های برابر اصل شده به شما تحویل داده می شود.

چه مدارکی را می توان و چه مدارکی را نمی توان برابر اصل کرد؟

انواع مختلفی از مدارک را می توان برابر اصل کرد، اما محدودیت هایی نیز وجود دارد:

مدارک قابل برابر اصل:

• اسناد رسمی: مانند شناسنامه، کارت ملی، سند ازدواج، سند طلاق، گواهینامه رانندگی، مدارک تحصیلی (دانشنامه، ریزنمرات) و اسناد مالکیت.
• اسناد عادی: مانند قولنامه ها، اجاره نامه های عادی، مبایعه نامه ها، توافق نامه ها و هر سند دست نویس یا تایپی که دارای امضا باشد، به شرط آنکه اصل آن ارائه شود.

مدارکی که نمی توان برابر اصل کرد:

• کپی از روی کپی برابر اصل: نمی توان از روی یک سند که قبلاً برابر اصل شده است، مجدداً کپی برابر اصل تهیه کرد. همیشه باید اصل مدرک موجود باشد.
• مدارک فاقد اصل: اگر اصل مدرکی در دسترس نباشد یا گم شده باشد، امکان برابر اصل کردن کپی آن وجود ندارد. در این صورت، باید برای تهیه رونوشت یا المثنی اصل مدرک به مرجع صادرکننده آن (مانند اداره ثبت احوال برای شناسنامه، یا دفتر ازدواج برای سند ازدواج) مراجعه کرد.
• مدارک فاقد امضا یا هویت: مدارکی که فاقد هرگونه امضا، مهر یا علامتی باشند که هویت آن را مشخص کند، معمولاً برابر اصل نمی شوند.
• عکس گرفته شده با گوشی: نمی توان از عکس های دیجیتال گرفته شده با گوشی موبایل به عنوان مبنای برابر اصل استفاده کرد. برای این کار نیاز به اصل فیزیکی سند است.

وضعیت خاص قولنامه ها و توصیه های مربوطه: برابر اصل کردن قولنامه های عادی ممکن است گاهی با مقاومت برخی دفاتر اسناد رسمی روبرو شود. این امر به دلیل احتیاط سردفتران در قبال اسناد عادی و احتمال بروز جعل یا ادعاهای بعدی است. با این حال، همانطور که قبلاً اشاره شد، سردفتر صرفاً مطابقت ظاهری را تأیید می کند و از نظر قانونی منعی برای برابر اصل کردن قولنامه عادی (با ارائه اصل آن) وجود ندارد. در صورت امتناع دفترخانه، می توان به دفاتر دیگر مراجعه کرد، چرا که این رویه فراگیر نیست و برخی دفاتر این خدمت را ارائه می دهند. در چنین مواردی، توصیه می شود دفترخانه عبارت این رونوشت صرفاً با اصل سند عادی ارائه شده مطابقت داده شد و دفترخانه از صحت مندرجات و اصالت امضاهای سند عادی اطلاعی ندارد را بر روی کپی تصدیق شده درج کند تا ابهامات حقوقی مرتفع گردد.

هزینه کپی برابر اصل: تعرفه ها و نحوه محاسبه

هزینه کپی برابر اصل کردن مدارک توسط سازمان ثبت اسناد و املاک کشور تعیین و به دفاتر اسناد رسمی ابلاغ می شود. این تعرفه ها معمولاً سالانه مورد بازنگری قرار می گیرند و برای تمامی دفاتر الزامی هستند. هزینه برابر اصل کردن به عوامل زیر بستگی دارد:

• تعداد برگه ها: هزینه بر اساس تعداد برگه هایی که برابر اصل می شوند، محاسبه می گردد.
• تعداد مهرهای برابر اصل: اگر در یک برگه نیاز به چندین مهر برابر اصل باشد (مثلاً یکی برای شناسنامه و یکی برای کارت ملی)، هزینه به ازای هر مهر به صورت جداگانه محاسبه خواهد شد.
• نوع سند: در برخی موارد، ممکن است برای برابر اصل کردن انواع خاصی از اسناد (مانند اسناد مالکیت در مقایسه با سایر مدارک) تفاوت هایی در تعرفه وجود داشته باشد، اگرچه معمولاً تفاوت اصلی در تعداد صفحات و مهرهای مورد نیاز است.

مثال: فرض کنید شما یک سند چهار صفحه ای دارید و نیاز به دو نسخه کپی برابر اصل از آن دارید. اگر تعرفه هر مهر برابر اصل (که معمولاً برای هر صفحه یا هر سند مجزا محاسبه می شود) مبلغ X باشد، هزینه نهایی برابر X ضربدر تعداد صفحات و تعداد نسخه های برابر اصل خواهد بود. بهتر است قبل از انجام کار، از دفترخانه مربوطه در مورد تعرفه دقیق استعلام بگیرید.

فرآیند پرداخت هزینه برابر اصل در برخی دفاتر ممکن است به صورت الکترونیکی از طریق سیستم ثبت آنی انجام شود. مراحل عمومی پرداخت هزینه در سامانه ثبت آنی برای کپی برابر اصل عبارتند از: انتخاب گزینه امکانات، سپس سایر پرداخت های ثبتی، انتخاب جدید، تعیین موضوع پرداخت (کپی برابر اصل اسناد مالکیت، کپی برابر اصل اسناد دفترخانه یا کپی برابر اصل سایر مدارک)، وارد کردن تعداد و توضیحات و در نهایت ثبت و انجام عملیات پرداخت با کارت بانکی از طریق دستگاه پوز متصل به سامانه.

نکات حقوقی، چالش ها و پاسخ به ابهامات رایج

در کنار فرآیند اجرایی، درک جنبه های حقوقی و چالش های مرتبط با کپی برابر اصل ابرازی است برای جلوگیری از مشکلات احتمالی بسیار حائز اهمیت است.

مسئولیت سردفتر: حدود و ثغور

مسئولیت سردفتر در برابر اصل کردن اسناد به روشنی تعریف شده است. وظیفه اصلی او مطابقت ظاهری کپی با اصل سندی است که به او ارائه شده است. این مسئولیت شامل اطمینان از خوانا بودن کپی، کامل بودن صفحات و تطابق دقیق متن و تصویر کپی با اصل است.

با این حال، سردفتر هیچ گونه مسئولیتی در قبال اصالت محتوایی یا جعلی بودن مدرک اصلی ندارد. او نه کارشناس تشخیص خط و امضا است و نه مرجع استعلام گیری از صحت و سقم محتوای سند. این بدان معناست که اگر سندی که برابر اصل شده است، بعداً جعلی یا فاقد اعتبار قانونی تشخیص داده شود، سردفتر از این بابت مسئولیتی ندارد، چرا که او صرفاً مطابقت رونوشت با اصل ابرازی را تأیید کرده و اصالت ماهیتی سند به عهده صادرکننده و ارائه دهنده آن است. این نکته کلیدی است که درک آن می تواند از بسیاری از دعاوی و سوءتفاهم ها جلوگیری کند.

جلوگیری از جعل و سوءاستفاده از کپی برابر اصل ابرازی

با توجه به مسئولیت محدود سردفتر در قبال اصالت محتوایی، جلوگیری از جعل و سوءاستفاده از کپی برابر اصل ابرازی بسیار مهم است. هم متقاضیان و هم مراجع گیرنده اسناد باید احتیاط های لازم را به عمل آورند.

راهکارهای احتیاطی برای متقاضیان:

• همیشه اصل اسناد مهم خود را در جای امن نگهداری کنید و فقط در صورت لزوم آن را ارائه دهید.
• از نگهداری کپی های برابر اصل متعدد و بی مورد خودداری کنید.
• در صورت گم شدن اصل مدرک، فوراً به مرجع صادرکننده مراجعه کرده و درخواست المثنی یا رونوشت جدید کنید.

راهکارهای احتیاطی برای مراجع گیرنده اسناد (ادارات، سازمان ها، افراد):

• در موارد حساس و مهم، همیشه درخواست ارائه اصل سند را داشته باشید.
• در صورت لزوم و امکان، اصالت سند اصلی را از مرجع صادرکننده آن استعلام کنید. این امر به خصوص برای اسناد مالکیت یا مدارک هویتی مهم است.
• به دقت مهر و امضای سردفتر را بررسی کنید و از اعتبار دفترخانه اطمینان حاصل کنید.

گم شدن اصل مدرک پس از برابر اصل شدن: آیا کپی جایگزین است؟

یکی از سؤالات پرتکرار این است که اگر پس از برابر اصل کردن، اصل مدرک گم شود، آیا کپی برابر اصل می تواند جایگزین آن باشد؟ پاسخ خیر است. کپی برابر اصل، هرگز جایگزین اصل سند نیست. این کپی صرفاً برای تسهیل امور اداری و قضایی در زمانی که اصل سند موجود و در دسترس است، کاربرد دارد.

در صورت گم شدن اصل مدرک، باید بلافاصله اقدامات لازم برای تهیه المثنی یا رونوشت جدید از مرجع صادرکننده آن انجام شود. به عنوان مثال، اگر شناسنامه گم شده است، باید به اداره ثبت احوال مراجعه کرد و درخواست المثنی داد؛ یا اگر سند ازدواج گم شده است، باید از دفتر ازدواج مربوطه رونوشت تهیه کرد.

ابهامات حقوقی دیگر

آیا می توان از عکس گرفته شده با گوشی برابر اصل گرفت؟

خیر، امکان برابر اصل کردن از روی عکس های دیجیتال (مثل عکس گرفته شده با گوشی موبایل) وجود ندارد. برای برابر اصل کردن، نیاز به حضور فیزیکی اصل سند است تا سردفتر بتواند آن را لمس کرده و به دقت با کپی مطابقت دهد.

وضعیت امضاها در سند برابر اصل شده

همانند سایر محتویات سند، سردفتر در برابر اصل کردن، تنها ظاهر امضاهای موجود در اصل سند را با کپی مطابقت می دهد. او اصالت امضاها را تأیید نمی کند و مسئولیت تشخیص جعلی بودن امضاها بر عهده سردفتر نیست. اگر ادعای جعل امضا مطرح شود، این موضوع در مراجع قضایی توسط کارشناسان مربوطه بررسی خواهد شد.

استفاده از کپی برابر اصل قولنامه در دادگاه

اگر یک قولنامه عادی به درستی در دفترخانه برابر اصل شده باشد، می تواند به عنوان مدرک در دادگاه استفاده شود. با این حال، همانطور که قبلاً ذکر شد، محاکم معمولاً در جلسات دادرسی، اصل قولنامه را برای بررسی و مطابقت مطالبه می کنند. در صورت گم شدن اصل قولنامه و وجود تنها کپی برابر اصل، ارزش اثباتی آن کاهش می یابد و ممکن است در مواجهه با انکار یا تردید طرف مقابل، نیاز به ارائه دلایل و قراین بیشتری برای اثبات وجود و صحت قولنامه باشد. در چنین شرایطی، مشاوره با وکیل ضروری است.

جنبه بررسی	کپی برابر اصل (عمومی)	کپی برابر اصل ابرازی است (در دفاتر اسناد رسمی)
هدف اصلی	اعتبار بخشیدن به رونوشت در غیاب اصل	اعتبار بخشیدن به رونوشت در غیاب اصل
مفهوم ابرازی	ممکن است ضمنی باشد یا تصریح نشود	به صراحت بر ارائه شده توسط متقاضی تأکید دارد
مسئولیت سردفتر/ مرجع	تطبیق ظاهری کپی با اصل	تطبیق ظاهری کپی با اصل، بدون تأیید اصالت محتوایی
تأیید اصالت محتوایی	خیر، به جز مراجعی که خود صادرکننده سند هستند	خیر، مطلقا تأیید نمی شود
کاربرد در مراجع قضایی	قابل استناد با احتمال درخواست اصل	قابل استناد با احتمال درخواست اصل
جایگزینی با اصل	خیر، هرگز جایگزین اصل نمی شود	خیر، هرگز جایگزین اصل نمی شود

همانطور که در جدول بالا مشاهده می شود، تفاوت اصلی نه در ماهیت کلی کپی برابر اصل، بلکه در شفافیت بخشیدن به حدود مسئولیت مرجع صادرکننده (در اینجا سردفتر) است. عبارت ابرازی است صراحتاً بیان می کند که این تأیید، صرفاً بر مبنای سندی است که توسط متقاضی ابراز یا ارائه شده است.

در نهایت، درک صحیح از عبارت کپی برابر اصل ابرازی است نه تنها به شهروندان عادی کمک می کند تا با اطمینان بیشتری به انجام امور حقوقی خود بپردازند، بلکه برای متخصصان حقوقی و کارمندان اداری نیز شفافیت بیشتری در رویه های کاری ایجاد می کند. رعایت قوانین و بخشنامه های مربوطه، همراه با احتیاط های لازم، می تواند از بروز بسیاری از مشکلات حقوقی و اداری جلوگیری کند.

نتیجه گیری

در این مقاله به بررسی جامع مفهوم کپی برابر اصل ابرازی است پرداختیم و ابعاد مختلف آن را از تعریف و مستندات قانونی گرفته تا فرآیند اجرایی و نکات حقوقی مربوطه، به صورت دقیق و مرحله به مرحله تشریح کردیم. دریافتیم که این عبارت، نوعی از گواهی مطابقت است که دفاتر اسناد رسمی بر روی نسخه های کپی از اسناد، در حضور اصل آن ها، درج می کنند.

نکته کلیدی این است که مهر کپی برابر اصل ابرازی است صرفاً به معنای تأیید مطابقت ظاهری کپی با اصل سندی است که توسط متقاضی ارائه شده است. این مهر به هیچ عنوان اصالت محتوایی یا صحت و سقم اصل سند (مانند واقعی بودن امضاها یا جعلی نبودن متن) را تضمین نمی کند و سردفتر در این خصوص مسئولیتی ندارد. این رویه بر اساس ماده ۵۷ قانون آیین دادرسی مدنی و بخشنامه های سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، با هدف تسهیل امور اداری و کاهش مراجعات به مراجع قضایی، انجام می شود.

در مراجع قضایی و ادارات دولتی، کپی برابر اصل ابرازی معمولاً قابل استناد و پذیرش است، اما در موارد حساس یا در صورت بروز تردید، ممکن است ارائه اصل سند الزامی شود. همچنین، تأکید کردیم که کپی برابر اصل به هیچ وجه جایگزین اصل سند نیست و در صورت گم شدن اصل، باید برای تهیه المثنی یا رونوشت به مرجع صادرکننده آن مراجعه کرد.

درک صحیح این مفاهیم برای جلوگیری از سوءتفاهم های حقوقی و اداری بسیار حیاتی است. توصیه می شود همواره در برابر اصل کردن اسناد، دقت کافی را به عمل آورید و در صورت لزوم، با دفاتر اسناد رسمی معتبر و کارشناسان حقوقی مشورت نمایید تا از صحت و اعتبار مدارک خود اطمینان حاصل کنید. برای دریافت مشاوره یا انجام خدمات کپی برابر اصل با اطمینان خاطر، به دفتر ما مراجعه کنید.